¿Qué es un Fax Virtual y Cómo Enviarlo?.

¿Qué es un Fax Virtual y Cómo Enviarlo?

¿Se puede enviar un fax por Internet? Por supuesto que se puede, de hecho el fax virtual es precisamente una alternativa que se basa en la Web mediante el cual se puede remitir y recibir faxes desde la casilla de e-mail. De esta manera el fax por Internet permite a las entidades y empresas evitarse la inversión tanto en los equipos de fax, como en los insumos necesarios para que operen (tonner, tinta, etc.). Además evita que las organizaciones tengan que dedicar líneas telefónicas a veces exclusivas a este servicio.  


Esta posibilidad de enviar fax online hace que podamos usar el servicio desde todo tipo de dispositivos, con la única condición de que se cuente con conexión a la Red, y de que se detalle adecuadamente la cuenta de destino en el fax server (o se baje una aplicación). Eso por supuesto brinda mayor agilidad y libertad para operar, además de una flexibilidad muy superior. 


Desde el punto de vista estrictamente operativo lo primero que debe hacerse es abrir la cuenta de correo electrónico e iniciar la sesión. Luego se debe escribir el texto que se enviará por fax como si fuese un nuevo mensaje. En el campo del “asunto” algunos proveedores piden que se coloque una clave de seguridad, que por cierto es privada. Y en el campo donde habitualmente se coloca el nombre del destinatario, se deberá colocar el número más el símbolo de arroba y la extensión correspondiente al servicio de fax virtual o fax por internet. Es decir que enviar un fax online es una operatoria realmente simple y ágil, que no presenta barreras de entrada y que por cierto resulta por demás amigable. 



Enviar Fax Online


Si bien es cierto que el servicio de fax parece haber quedado relegado frente a la “competencia” de otros –como el correo electrónico, en principio, y más recientemente las diferentes opciones de mensajería-, lo cierto es que algunos organismos públicos –e incluso algunas organizaciones y empresas- aún exigen el envío de determinados documentos a través del fax. Por ello es tan importante esta posibilidad de enviar un fax online o por Internet. Al remitir un fax virtual usted podrá firmar digitalmente cualquier documento y enviarlo a su destinatario, sin tener que imprimirlo. Y todo esto lo podrá hacer a través de un dispositivo móvil o computadora. 


Es decir que en nuestros días ya no es preciso tener el equipo físico: hoy se puede enviar un fax por Internet, y todo ello con el mismo valor legal que el que tenía la operatoria realizada mediante la antigua máquina especialmente diseñada. 


Hay que considerar que esta evolución hacia el fax por Internet, o hacia el fax virtual como se dice más habitualmente, no solamente da lugar a una alternativa más flexible y ágil, que se puede canalizar desde cualquier lugar con un  smartphone o con la notebook, por caso, sino que además ahorra costos para las empresas. En tal sentido cabe recordar que los equipos de fax físicos estaban conectados a líneas de telefonía analógicas. Y al remitir un fax efectuaban una llamada al número de destino. Además con el antiguo sistema la persona tenía que escribir el texto del fax, imprimirlo, escanearlo y luego enviarlo mediante una comunicación telefónica. Y en todo caso el receptor podría volver a escanear el documento, si necesitaba digitalizarlo. Es decir que la operatoria tradicional, además de resultar más costosa, implicaba más tareas adicionales, y además generaba pérdidas de calidad en el camino. 


Fax por Internet


Hoy el fax virtual en cambio se remite a través de un servicio de e-mail. Ya hemos recordado que el fax físico operaba con líneas telefónicas. Para enviar un fax por Internet, también se requiere de un mecanismo de enlace pero que sea capaz de operar con  documentos vía web y eventualmente pueda transmitirlo a una máquina de fax. 


Como hoy la gente no necesita enviar faxes con tanta frecuencia, si tiene que mandar un documento, lo más común es que lo escanee (si el archivo no es digital) como si lo fuese a mandar por e-mail, y que luego lo remita  a un servicio de fax virtual, esto es, a un proveedor que tiene su propio fax server.  


Al enviar un fax online usted y su empresa no solamente estarán evolucionando hacia una alternativa sencilla y rápida, sino más ecológica y sustentable, que no requiere el uso de papel y no exige invertir en máquinas ni en equipamiento. Para disfrutar de esta alternativa de fax virtual en principio solo precisará contar con un smartphone, una conexión Web y una cuenta de e-mail, aunque en algún caso algunos servicios también solicitan la descarga de una aplicación. 



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